ZAPYTANIE OFERTOWE na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu: „KLUCZ DO SAMODZIELNOŚCI”
ZAPYTANIE OFERTOWE na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu: „KLUCZ DO SAMODZIELNOŚCI”
Projekt „Klucz do Samodzielność” współfinansowany ze środków PFRON w ramach konkursu pn. „Wspieramy aktywność” ( konkurs o zlecenie zadań w formie wsparcia nr 1/2024), ogłoszonego na podstawie art.11 i art.13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w związku z art.36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych.
1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Fundacja Osób Wykluczonych „Oblicza życia” z siedzibą w Płocku przy ul. Czwartaków 4/15 KRS 0000507304 NIP 7743219188
Regon 147218222-00000 biuro@obliczazycia.pl
2. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Każdy WYKONAWCA może złożyć tylko jedną ofertę.
WYKONAWCA nie może powierzyć wykonania zamówienia ani jego części podwykonawcom.
WYKONAWCA ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty.
ZAMAWIAJĄCY zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury zapytania ofertowego w każdym momencie trwania procedury bez podania przyczyny. ZAMAWIAJĄCY może odstąpić od podpisania umowy bez podania przyczyny.
ZAMAWIAJĄCY nie dopuszcza możliwości negocjacji cenowej.
3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu zewnętrznego stanowiącego niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu pn. Klucz do Samodzielności współfinansowanego ze środków PFRON w ramach konkursu pn. „Wspieramy aktywność” ( konkurs o zlecenie zadań w formie wsparcia nr 1/2024), ogłoszonego na podstawie art.11 i art.13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w związku z art.36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych na podstawie umowy UM/PW9/2025/3/DEPT_DS_WSPOLPRACY/12371 z dnia 28 kwietnia 2025r
Celem Audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie
4. INFORMACJE DOTYCZĄCE PROJEKTU:
Celem głównym Projektu jest zwiększenie samodzielności życiowej osób niepełnosprawnych w tym niesłyszących poprzez prowadzenie zajęć indywidualnych mających na celu poprawienia sprawności edukacyjnej, artystycznej, komunikacyjnej, fizycznej, emocjonalnej wśród osób niepełnosprawnych- niesłyszanych w Płocku i powiecie płockim..
Wartość dofinansowania projektu/wartość kosztów projektu ogółem:
Wartość dofinansowania ze środków PFRON: 3 217 560,00 zł
Wartość projektu ogółem: 1 072 520,00 zł.
Okres realizacji projektu:
1) rozpoczęcie rzeczowe i finansowe realizacji: 2025-04-01
2) zakończenie rzeczowe i finansowe realizacji: 2026-03-31
Liczba dokumentów finansowych: ok. 200
Termin przeprowadzenia audytu: 15.03.2026 r. – 31.03.2026 r.
Termin oddania raportu z audytu: do 20.04.2026 r.
3) złożenie sprawozdania finansowego i merytorycznego z realizacji zadania: 30.04.2026r.
5. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV)
79212000-3 – Usługi audytu
6. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY
Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym.
W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
− księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
− dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
− zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania, są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie. Audyt obejmuje w szczególności: weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
− weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
− ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
− sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
− kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. 2021 poz. 217) zwanej dalej ustawą, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
− sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
− sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
− weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
− weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) − weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
− o ile dotyczy danego Wnioskodawcy
– ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
− weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
− weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
− sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).
7. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO
– terminowe i rzetelne wywiązywanie się z umowy,
– przekazanie Wykonawcy potrzebnych informacji do rzetelnego wykonania audytu.
8. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie realizowane będzie w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie Fundacji Osób Wykluczonych „Oblicza Życia” w terminie do dn. 31 marca 2026 r. Dokładny termin do ustalenia.
9. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Do wykonania tej usługi zostanie wybrany podmiot, który posiada niezbędne doświadczenie oraz dysponuje osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu. Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu będzie dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
− dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
− posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
− posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
− posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
10. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW
Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
– wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
– wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
– potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
– formularz ofertowy – zgodnie z załącznikiem nr 1
– oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych – zgodnie z załącznikiem nr 2
– Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/ projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych- zgodnie z załącznikiem nr 3. Dokumenty, o których mowa w pkt.10, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
• Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
• Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
1. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
2. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
3. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt.
4. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
5. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
6. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
7. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego.
• Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego
I. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
II. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania,
5. całkowitą wartość zadania w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. termin realizacji zadania oraz zwięzły opis audytowanego zadania, 7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. okres objęty audytem zewnętrznym,
10. cel audytu zewnętrznego,
11. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. ustalenia stanu faktycznego,
15. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
III. Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
11. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z
REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA
Rozliczenia prowadzone w PLN.
12. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Ofertę należy przygotować w języku polskim dołączając do niej wszystkie niezbędne dokumenty stanowiące załączniki do zapytania ofertowego.
13. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI
WYKONAWCAMI
– Paweł Chojnowska Prezes Fundacji Tel 881206506
-Anna Krupka – księgowa Fundacji Tel 509603033
14. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY
Ofertę należy dostarczyć do dnia 15.02.2026 r. do godz. 16.00 – osobiście lub za pośrednictwem poczty polskiej (decyduje data stempla pocztowego) w zamkniętej trwale kopercie na adres:
09-410 Płock ul. Czwartaków 4/15 Fundacja Osób Wykluczonych „Oblicza Życia” z dopiskiem ZAPYTANIE OFERTOWE lub pocztą elektroniczną na adres biuro@obliczazycia.pl na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu: „Klucz do Samodzielności”
15. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY
Wagi punktowe lub procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
Cena – max 80 pkt
Doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych –max 20 pkt
16. SPOSÓB OBLICZENIA OFERTY
Przesłane przez Państwa informacje będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty wg. kryterium punktowego: max. 100 pkt. Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierować przy wyborze oferty:
Zasady oceny kryterium „Cena” – 80 pkt:
Zasady oceny kryterium „Doświadczenie” – 20 pkt.:
• liczba przeprowadzonych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych minimum 3 – 10 pkt.
• liczba przeprowadzonych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych od 4 do 7 – 15 pkt.
• liczba przeprowadzonych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych od 8 do 10 – 20 pkt.
Załączniki :
